安排適合自己的生活作息、工作節奏是一件很重要的事情,「對的時間做對的事情」,總是能夠事半功倍。

從這樣的想法出發,今天想邀請大家一起來討論的課題是:有哪些事情適合「今天晚上」做,不適合「明天早上」做呢?當然,每個人的工作環境可能不太一樣,對我來說,最適合的時間節奏掌控應該是:

早上的時間要用來「執行」,而不是用來「準備」。

早上通常是對我來說比較少干擾的時間,也是頭腦比較清晰的時間,所以利用來「執行」,具體的完成起碼一件待辦任務,不僅執行的效率與品質更好,而且還有附加的好處:因為如果早上就先專注「完成工作」的話,那麼就比別人搶先一步做好一件事情,接下來的一天也多了餘裕去應付突發狀況。

從這樣的角度來推論,既然明天早上起床後要用來「執行任務」,那麼「準備任務」的工作當然就必須今天晚上完成了!

依據這樣的想法,下面我歸納了一些數位工作的習慣,可以試試看「今天晚上」就做好,那麼「明天早上」就能全力衝刺來完成任務。

一、今晚就把今日工作歸檔,不要在明日早上做整理

「今日事,今日畢」雖然是個可以追求的目標,但老實說要真正完全做到實在太難了,很多時候大型的工作也無法在一日之內就完成。

但在今晚休息之前,起碼要做好一件事情:把目前工作到一半的檔案、筆記進行歸檔整理。我會有兩個作法:

1、工作資料夾中整理並保留接下來要立刻使用的檔案,隔離已經完成或無用的檔案,把下一次工作需要的資料標明並突顯出來,讓我明天一進入工作資料夾時,立刻知道可以從哪些檔案著手。

2、在工作筆記中註記目前最新的進度狀況,把今日工作結束時還有待解決的問題與想法寫入筆記,讓我明天可以依照筆記快速銜接今日的工作進度。

為了讓明天早上可以立刻銜接今日暫停的工作狀態,一定要在今晚先做好工作的歸檔與註記。而且這個行動千萬不要等到明天早上才做,因為有可能那時候印象模糊而會耽誤更多整理的時間,甚至很容易遺漏一些工作細節。

二、今晚就回應需要的郵件,並且早上第一件事情不是回信

這裡要先說明我的工作情況:在我的工作專案上,通常接收到信件與社群留言時大多都是一些額外新任務的溝通,而非核心的工作進度需要靠信件往返來完成。我相信也會有一部分朋友跟我的情況類似。

所以如果我一大早起床後就開始看電子郵件、看社群網站的留言,然後開始回應處理的話,我一天最一開始的工作時光就花費在處理這些「額外增加」的任務上了(除非偶爾真的要等重要信件回覆,那就另當別論)。

而可能我早上回信回留言花了一兩個小時,結果真正的工作進度卻沒有進展,然後接著進入一天的忙碌期,開始有更多意外狀況發生,我更沒有時間處理自己真正核心的工作進度。

因此我會讓自己養成,在晚上結束工作前把所有信件與社群留言都回覆完畢,如果裡面有重要任務就加入待辦清單。而一大早起床後,絕對不要去做回信、回留言這些增加額外任務的工作,而應該回歸自己最重要的核心工作進度,優先處理核心工作的待辦事項。

起碼先完成一兩件自己真正重要的工作後,才去看新的郵件、接收新的任務。

三、今晚就把累積的新聞清空,並且明早不要看過去的新聞

捨不得是拖慢工作進展的兇手,如果明天一早起床還要處理今天遺留的消息,那麼會不會反而錯失了明天更重要的新鮮事件?

所以我在今日晚上結束前,不管有沒有看完 Google Reader 或社群網站新聞,我都一定會做清空的動作,而等到明天早上起床,就從最新的新聞看起。

重要的事件不可能只有一天的討論熱度,所以不需要把舊新聞累積到第二天看,每天就從真正的新聞看起,一定不會錯失昨日重要消息,還能更快看到新的重要消息。

延伸來看,我也不會去做「回頭捲完所有社群時間軸訊息」這樣的動作,因為這樣的動作對工作或交流幫助不大,過去的資訊如果重要它一定會被再次提起,在資訊時代與其追舊浪,不如一直站在當下的浪頭前端就夠了。

四、在晚上整理未來計劃,並且安心睡覺

我自己也常常面對工作無法如期完成的壓力,但很重要的一點,就是不管今天做得如何,今天晚上一定要勇敢的面對自己目前的專案截止日期、計劃進度、未完成任務,並且思考可以怎麼做?然後安排到明天以後的行程中。

起碼當我今天晚上整理好未來行程與進度後,接下來已經不是我能再做更多的了,我只能安心睡覺,然後明天早上起來後依照規劃繼續前進。 我發現如果當我今天晚上不願意去面對不如預期的困境,沒有把未完成的壓力實際翻出來看的話,那麼反而會開始惡性循環,到了明天早上會更加徬徨而手足無措,尤其當明天早上又多出很多新的意外挑戰時!

所以無論如何,今天一定要面對進度並整理未來可以做到的行程,而不要拖到第二天早上。

五、在今晚總結你的工作,並且確定明天早上要做的第一件事

最後,經過上述四個方法,我在今天晚上總結了目前工作後,我會要求自己在今天晚上先確定一個非常具體的待辦任務:明天早上要做的第一件事情。對我來說,這可能代表確定明天一早要寫的部落格文章題目,或是完成一個工作上最緊急的未完成任務。

然後一大早起床後,二話不說,不碰郵件、不開社群、不整理檔案、不重看計劃,而是先把「那預計要做的第一件事情完成」。

這樣做的附加好處就是:在進入真正工作繁忙時間之前,我已經完成一件有意義的事情。每天的一開始,無論如何我就已經往前推進了一步工作進度了!

─本文獲「電腦玩物」授權轉載

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